Del 26 de octubre hasta el 15 de noviembre se desarrollará la primera edición del padrón y censo de sellos archivísticos, en el que participarán más del 50% de universidades públicas y una decena de instituciones académicas privadas, en este proyecto liderado por la Dirección de Archivos de la Administración Pública de la Presidencia de la República.
Este censo universitario forma parte de una iniciativa global que inició la Dirección de Archivo de Presidencia en 2019, que incluyó capacitaciones en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos y la elaboración de un primer padrón y censo de las instituciones públicas del Estado, que se desarrolló en mayo de 2020.
El objetivo de incluir a las universidades es contar con documentación organizada y útil, y que al momento de ser requerida por los organismos de control o ciudadanos sea de ágil acceso, cumpliendo así con las normas de transparencia y acceso a la información.
Otra de las finalidades de la realización de padrones y censos es conocer la ubicación de los archivos a nivel nacional, verificar cuántos fondos documentales tienen cada una de las instituciones académicas, así como comprobar las condiciones de infraestructura, la implementación de mejora de procesos y los sistemas de gestión documental y archivo que aplican.
La información servirá para fortalecer y premiar a aquellas universidades que demuestren condiciones de excelencia, convirtiéndose en referentes, y trabajar en aquellas instituciones que tengan dificultades para mantener sus archivos en condiciones óptimas.
La premiación se realizará la primera semana de diciembre, tras una estricta evaluación de 100 puntos; 70 relacionados a la infraestructura y herramientas tecnológicas para gestión documental y archivo y, 30 en procesos.
Se emitirán tres galardones: el primero es de “Excelencia”, y se entregará a las instituciones que alcancen de 90 a 100 puntos y que demuestren que cumplen con las condiciones adecuadas de infraestructura y de procesos. El segundo galardón es el de “Desarrollo Archivístico”, que se entregará a las instituciones que alcancen de 80 a 89 puntos, y el tercero, el de “Organización de Archivos”, se entregará a quienes obtengan de 70 a 79 puntos.
En este primer censo universitario participan más del 50% de centros universitarios públicos para quienes es obligatorio sumarse a este proyecto, y una decena de centros privados, para los que es opcional esta evaluación.
Este padrón y censo se realiza bajo la normativa de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos emitida por el Código Orgánico Administrativo (COA) de la Asamblea Nacional.
